5 procesów w e-commerce do automatyzacji na start

W większości sklepów internetowych ktoś codziennie robi to samo: przeklejanie zamówień, poprawianie stanów, drukowanie etykiet, składanie raportów z kilku paneli. Każda z tych czynności zajmuje kilka minut. Razem pochłaniają godziny, które mogłyby pójść na sprzedaż, ofertę albo obsługę klientów.

Automatyzacja nie polega jednak na zautomatyzowaniu wszystkiego. Część procesów zwraca się po miesiącu, a część nigdy. Poniżej pięć obszarów, od których warto zacząć, w kolejności od tych, które zwykle dają największy efekt. Przy każdym piszemy, ile czasu można zaoszczędzić, jak to zrobić i kiedy lepiej odpuścić. Ogólnie o tym, jak podchodzimy do tematu, piszemy na stronie automatyzacji procesów w firmie.

Jak liczyć, czy automatyzacja się opłaca

Zanim przejdziemy do listy, jedna prosta zasada. Dla każdego procesu policz:

czas jednej czynności × liczba powtórzeń w miesiącu × koszt godziny pracy = miesięczny koszt ręcznej roboty

Porównaj wynik z kosztem wdrożenia i utrzymania automatyzacji. Przykład ilustracyjny: jeśli ktoś poświęca 3 minuty na jedno zamówienie, a w miesiącu masz 600 zamówień, to jest 30 godzin pracy miesięcznie. Twoje liczby będą inne, ale rachunek jest ten sam.

Pamiętaj też o kosztach ukrytych: o błędach. Pomyłka w adresie, źle wpisana ilość czy zapomniane zamówienie kosztują więcej niż minuty spędzone przy klawiaturze.

1. Import zamówień do ERP

Dlaczego to numer jeden

Jeśli sprzedajesz w sklepie internetowym, a magazyn, faktury i księgowość prowadzisz w systemie ERP (np. Comarch Optima), to zamówienia prawdopodobnie trafiają tam ręcznie albo półręcznie. To najczęstsze źródło błędów i najwięcej powtarzalnej pracy.

Ile czasu oszczędza

Zależy od liczby zamówień. Przy kilkudziesięciu dziennie ręczne przepisywanie to często godzina lub więcej pracy dziennie, ale najlepiej policzyć własny przypadek wzorem z początku artykułu. Ważniejsze jest jednak to, że znikają literówki, dublowanie kontrahentów i zamówienia, które „zgubiły się” między systemami.

Jak to zrobić

• Integracja przez API. Platformy takie jak Shoper udostępniają API, a wiele ERP ma własne interfejsy lub bazę, do której można bezpiecznie zapisywać dane. Integracja pobiera nowe zamówienia, tworzy w ERP dokument i oznacza zamówienie w sklepie jako przetworzone. Zobacz, jak wdrażamy sklepy internetowe na Shoper razem z integracjami.

• Gotowe narzędzie. Dla popularnych par sklep + ERP często istnieją gotowe wtyczki lub integratory. Sprawdź je najpierw, bo są tańsze niż rozwiązanie szyte na miarę.

• Skrypt na miarę. Gdy masz niestandardowy proces (np. specyficzne mapowanie płatności, kilka magazynów, zamówienia z kilku kanałów), zwykle potrzebna jest własna integracja.

Dobra integracja zawsze ma obsługę błędów: co się dzieje, gdy brakuje produktu w ERP, adres jest niepełny albo połączenie padło. Bez tego automatyzacja po cichu gubi zamówienia i dowiadujesz się o tym od klienta.

Kiedy się nie opłaca

Gdy masz kilka zamówień tygodniowo, a proces w ERP jest bardzo nietypowy, koszt integracji może przewyższyć oszczędność. Wtedy lepiej uporządkować ręczną procedurę (stały szablon, checklista) i wrócić do tematu po wzroście sprzedaży.

2. Aktualizacja stanów magazynowych

Dlaczego to ważne

Sprzedałeś produkt, którego nie ma. Klient czeka, Ty piszesz przeprosiny, a na marketplace’ie rośnie liczba anulowań. Przy sprzedaży w kilku miejscach naraz (sklep, Allegro, inne platformy) ręczne pilnowanie stanów szybko przestaje działać. Jak podchodzimy do tego tematu, opisaliśmy w materiale o sprzedaży wielokanałowej z jednego magazynu.

Ile czasu oszczędza

Przy małym asortymencie niewiele, przy kilkuset produktach i kilku kanałach sprzedaży bardzo dużo. Główna korzyść to jednak mniej sprzedaży „na nieistniejący towar” i mniej anulowań, które mogą też odbić się na ocenach sprzedawcy.

Jak to zrobić

• Jedno źródło prawdy. Zdecyduj, gdzie są prawdziwe stany: zwykle ERP albo system magazynowy. Pozostałe systemy tylko je odczytują.

• Synchronizacja cykliczna lub zdarzeniowa. Stany mogą się aktualizować co kilka minut (cyklicznie) albo od razu po sprzedaży (zdarzeniowo, np. przez webhooki). Cyklicznie jest prościej i często wystarcza.

• Gotowe narzędzie lub skrypt. Dla typowych konfiguracji działają gotowe integratory ofert i magazynów. Przy niestandardowych źródłach (plik od dostawcy, hurtownia z własnym eksportem) przydaje się skrypt, który pobiera plik i aktualizuje sklep.

Kiedy się nie opłaca

Gdy sprzedajesz produkty unikatowe albo robione na zamówienie, a stan i tak zawsze wynosi „1” lub „na zamówienie”, synchronizacja niewiele zmieni. Podobnie, gdy masz jeden kanał sprzedaży i kilkanaście produktów.

3. Generowanie etykiet i dokumentów

Dlaczego to dobry kandydat

Etykiety przewozowe, listy przewozowe, faktury, potwierdzenia, wydruki dla magazynu. To praca powtarzalna, z jasnymi zasadami i dużym ryzykiem literówki w adresie.

Ile czasu oszczędza

Przy każdej przesyłce to zwykle kilkadziesiąt sekund do kilku minut, zależnie od tego, ile kroków wykonuje się ręcznie. Po pomnożeniu przez liczbę paczek robi się z tego poważny blok czasu. Do tego dochodzi mniej błędnie zaadresowanych przesyłek, a te są drogie.

Jak to zrobić

• API przewoźnika. Kurierzy i paczkomaty udostępniają interfejsy do tworzenia przesyłek i pobierania etykiet. Integracja potrafi utworzyć przesyłkę po zmianie statusu zamówienia i wydrukować etykietę jednym kliknięciem.

• Szablony wydruków w ERP. Jeśli dokumenty drukujesz z systemu ERP, często da się przygotować własne szablony (np. etykiet czy zestawień zamówień) i drukować je masowo, zamiast składać ręcznie.

• Gotowe narzędzia do wysyłek. Na rynku jest sporo systemów łączących sklep z kurierami. Dla standardowego procesu to zwykle najszybsza droga.

Kiedy się nie opłaca

Przy kilku paczkach w tygodniu. Wtedy wystarczy zwykły panel przewoźnika. Nie opłaca się też budowanie własnego rozwiązania, gdy gotowe narzędzie robi dokładnie to, czego potrzebujesz.

4. Raporty reklamowe

Dlaczego to dobry kandydat

Jeśli prowadzisz Google Ads, Meta Ads i patrzysz do Google Analytics, to co tydzień ktoś kopiuje liczby z trzech miejsc do jednego arkusza. Robi to dłużej, niż się wydaje, i łatwo o pomyłkę.

Ile czasu oszczędza

Przy raporcie tygodniowym często od kilkudziesięciu minut do kilku godzin tygodniowo, zależnie od liczby kampanii i klientów. Ważniejsze od czasu bywa to, że raport jest zawsze aktualny i pokazuje te same wskaźniki w ten sam sposób.

Jak to zrobić

• Pulpit w narzędziu do raportowania. Połączenie źródeł danych z jednym pulpitem (np. w Looker Studio) to najprostszy start. Dla podstawowych wskaźników zwykle wystarczą gotowe łączniki. Przykład takiego rozwiązania pokazujemy w dashboardzie raportowym.

• Arkusz zasilany automatycznie. Dane z kampanii można pobierać do arkusza skryptem lub przez API i budować w nim własne zestawienia.

• Alerty zamiast raportów. Często ważniejsze od cotygodniowego zestawienia jest powiadomienie, gdy koszt konwersji gwałtownie rośnie albo kampania przestaje się wyświetlać.

Zanim zautomatyzujesz raport, ustal, jakie decyzje mają z niego wynikać. Automatyczny raport z 40 wskaźnikami, z którego nikt nic nie wnioskuje, to tylko szybsze marnowanie czasu.

Kiedy się nie opłaca

Gdy masz jedną małą kampanię i zaglądasz do panelu raz w tygodniu, wystarczy sam panel. Nie warto też budować rozbudowanych raportów, dopóki nie ma poprawnie działającego śledzenia konwersji. Błędne dane podane szybciej to nadal błędne dane. Zacznij od poprawnego śledzenia konwersji, a jeśli zastanawiasz się, co raportować w Google Ads, sprawdź, który typ kampanii wybrać.

5. Wysyłka powiadomień

Dlaczego to dobry kandydat

Potwierdzenie zamówienia, informacja o wysyłce, prośba o opinię, przypomnienie o niedokończonym koszyku. Klient oczekuje tych wiadomości, a Ty nie chcesz ich pisać ręcznie.

Ile czasu oszczędza

Przy ręcznej obsłudze każda wiadomość to chwila, ale głównym zyskiem jest mniej pytań „gdzie jest moja paczka?”, które trafiają do obsługi klienta. Dobrze skonfigurowane powiadomienia realnie zmniejszają liczbę takich kontaktów.

Jak to zrobić

• Wbudowane funkcje platformy. Większość platform sklepowych ma gotowe powiadomienia e-mail dla zmian statusu zamówienia. Zacznij od ich dopracowania: treść, nadawca, wygląd.

• Narzędzie do e-mail marketingu lub SMS. Do bardziej rozbudowanych scenariuszy (porzucony koszyk, prośba o opinię po kilku dniach) przydaje się dedykowane narzędzie. Więcej o tym w marketing automation i e-mail marketingu.

• Własny skrypt lub integracja. Gdy powiadomienia mają zależeć od danych z kilku systemów (np. status z ERP i numer przesyłki od kuriera), warto je zbudować jako integrację.

Kiedy się nie opłaca

Gdy wysyłasz niewiele zamówień, a każde wymaga indywidualnej rozmowy z klientem (np. produkty na wymiar). Pamiętaj też o zgodach marketingowych: powiadomienia transakcyjne to co innego niż wiadomości reklamowe i inne przepisy.

Zestawienie

Od czego zacząć w praktyce

1. Wypisz powtarzalne czynności i zmierz, ile czasu każda zajmuje przez jeden tydzień.

2. Policz miesięczny koszt według wzoru z początku artykułu.

3. Zacznij od procesu, który ma największy koszt i najprostsze zasady. Zwykle jest to import zamówień albo stany magazynowe.

4. Najpierw sprawdź gotowe narzędzia, a własną integrację buduj tam, gdzie gotowe rozwiązania się kończą.

5. Zaplanuj obsługę błędów i kontrolę. Automatyzacja, która psuje się po cichu, jest gorsza niż jej brak.

Automatyzacja to nie jednorazowy projekt, tylko zmiana sposobu pracy. Zacznij od jednego procesu, zobacz, jak działa przez kilka tygodni, i dopiero potem bierz się za kolejny.

Najczęściej zadawane pytania

Który proces w e-commerce zautomatyzować najpierw?

Zwykle ten, który zajmuje najwięcej czasu i ma proste, powtarzalne zasady. W większości sklepów jest to import zamówień do ERP lub synchronizacja stanów magazynowych.

Czy automatyzacja e-commerce jest droga?

To zależy od procesu. Gotowe narzędzia są często tańsze niż integracja na miarę, ale nie pasują do każdego procesu. Koszt warto porównać z miesięcznym kosztem pracy ręcznej. W Verilo wycenę przygotowujemy po analizie procesu, a sama analiza jest bezpłatna.

Czy muszę mieć programistę, żeby zautomatyzować sklep?

Nie zawsze. Wiele procesów (powiadomienia, podstawowe raporty, popularne integracje) da się ustawić gotowymi narzędziami. Programista przydaje się przy niestandardowych procesach, np. własnej integracji z ERP.

Od jakiej liczby zamówień opłaca się automatyzacja?

Nie ma jednej granicy. Liczy się czas jednej czynności, liczba powtórzeń i koszt błędów. Warto policzyć to dla własnego sklepu.

Czy automatyzacja może zaszkodzić sklepowi?

Tak, jeśli działa bez kontroli. Dlatego dobra automatyzacja ma obsługę błędów, powiadomienia o awariach i możliwość ręcznej interwencji.

Nie wiesz, który proces w Twoim sklepie zautomatyzować najpierw? W Verilo łączymy marketing z programowaniem: sprawdzimy, gdzie tracisz najwięcej czasu, i powiemy wprost, co warto zautomatyzować, a co lepiej zostawić ręcznie. Umów się na bezpłatną konsultację. Bez zobowiązań.

Planujesz nowy sklep? Zobacz, na co zwrócić uwagę przy starcie sklepu na Shoperze.