BaseLinker + Shoper: automatyzacja zamówień i magazynu

Sklep na Shoper, oferty na Allegro, może Amazon albo Erli, do tego kilku kurierów i program do faktur — przy każdym zamówieniu trzeba kliknąć w kilku miejscach. Przy kilku zamówieniach dziennie da się to ogarnąć ręcznie. Przy kilkudziesięciu zaczyna brakować czasu na cokolwiek innego, a pomyłki (zła paczka, sprzedany brak towaru, zapomniana faktura) kosztują opinie i pieniądze. BaseLinker spina te wszystkie elementy w jeden system. Poniżej wyjaśniamy, jak działa w połączeniu z Shoper i kiedy warto go wdrożyć.

Czym jest BaseLinker

BaseLinker to polski system do zarządzania sprzedażą wielokanałową. Działa jak centrum dowodzenia: pobiera zamówienia ze sklepu i marketplace’ów, zarządza wspólnym magazynem, generuje etykiety kurierskie i dokumenty sprzedaży. Zamiast pracować w pięciu panelach, pracujesz w jednym.

Jak BaseLinker łączy się z Shoper

Shoper podłącza się do BaseLinkera jako źródło zamówień i produktów. BaseLinker może:

• pobierać zamówienia ze sklepu automatycznie, w krótkich odstępach czasu,

• aktualizować stany magazynowe i ceny w sklepie na podstawie wspólnego magazynu,

• zmieniać statusy zamówień w sklepie (np. „wysłane”) i przekazywać numer przesyłki,

• korzystać z katalogu produktów sklepu przy wystawianiu ofert na marketplace’ach.

Kluczowa decyzja na starcie: gdzie jest „główny” magazyn. Może to być Shoper, magazyn BaseLinkera albo zewnętrzny system (ERP, hurtownia). Od tego zależy, skąd płyną stany i ceny do pozostałych kanałów.

Co automatyzuje

Zamówienia z wielu kanałów w jednym miejscu

Zamówienia ze Shoper, Allegro, Amazona i innych kanałów trafiają na jedną listę, z jednolitymi statusami. Obsługa nie musi pamiętać, gdzie sprawdzić nowe zamówienia.

Synchronizacja stanów magazynowych

Sprzedaż w dowolnym kanale zmniejsza stan we wszystkich pozostałych. To najważniejsza funkcja przy sprzedaży wielokanałowej — bez niej prędzej czy później sprzedasz produkt, którego nie masz.

Etykiety i wysyłki

BaseLinker integruje się z popularnymi przewoźnikami i paczkomatami. Etykiety można generować seryjnie, a numery przesyłek automatycznie wracają do kanału sprzedaży i do klienta.

Faktury i paragony

Dokumenty sprzedaży mogą być wystawiane automatycznie w BaseLinkerze lub w zintegrowanym programie księgowym — co ma znaczenie także w kontekście KSeF.

Reguły automatyczne

Możesz ustawić akcje typu „jeśli zamówienie opłacone i produkt w magazynie A, to zmień status, wygeneruj etykietę InPost i wyślij klientowi e-mail”. Dobrze ustawione reguły eliminują większość ręcznych kliknięć.

Przykładowy przepływ zamówienia

• Klient kupuje produkt na Allegro.

• BaseLinker pobiera zamówienie i zmniejsza stan w magazynie — nowy stan trafia do Shoper i innych kanałów.

• Po zaksięgowaniu płatności reguła zmienia status na „do wysyłki” i wystawia fakturę.

• Magazyn drukuje etykietę i pakuje paczkę.

• Numer przesyłki wraca na Allegro, a klient dostaje powiadomienie.

Bez integracji każdy z tych kroków to osobne logowanie i przepisywanie danych.

Kiedy to ma sens

BaseLinker opłaca się zwykle, gdy spełnione jest przynajmniej jedno z poniższych:

• sprzedajesz w co najmniej dwóch kanałach (np. sklep + Allegro) ten sam asortyment,

• obsługa zamówień zajmuje więcej niż godzinę–dwie dziennie,

• zdarzały Ci się sprzedaże produktów, których nie było na stanie,

• planujesz wejście na kolejne marketplace’y, np. Amazon.

Poniżej pewnej skali bywa to nadmiarowe. Jeśli sprzedajesz tylko w sklepie i masz kilka zamówień dziennie, integracje wbudowane w Shoper zwykle wystarczą. Warto to policzyć: abonament BaseLinkera zależy od liczby zamówień, więc porównaj go z czasem, który dziś poświęcasz na ręczną obsługę.

Na co uważać przy wdrożeniu

• Jedno źródło prawdy — stany i ceny muszą płynąć z jednego miejsca. Ręczne poprawki w kilku panelach szybko prowadzą do rozjazdów.

• Powiązanie produktów — ten sam produkt w różnych kanałach musi być poprawnie powiązany (np. po SKU lub EAN), inaczej synchronizacja nie zadziała.

• Warianty — rozmiary i kolory wymagają starannego mapowania, szczególnie gdy marketplace inaczej je obsługuje niż sklep.

• Testy przed startem — przepływ zamówienia warto przejść testowo dla każdego kanału i przewoźnika.

BaseLinker a marketing

Uporządkowany katalog produktów przydaje się także w reklamach. Na jego bazie można przygotować plik produktowy do Google Merchant Center (kampanie Shopping i Performance Max) oraz katalog dla Meta Ads — z aktualnymi cenami i dostępnością, co ogranicza wyświetlanie reklam produktów, których nie ma.

Wdrożenie po naszej stronie

Konfigurujemy połączenie BaseLinker ze Shoper i kanałami sprzedaży, mapujemy magazyny i reguły cenowe oraz testujemy pełny przepływ zamówienia — od zakupu do wysyłki — zanim przełączymy go na produkcję.

To rozszerzenie naszych usług wdrożeń sklepów Shoper i eksportu ofert na marketplace. Przeczytaj też, jak przygotować integrację Shoper z Allegro i eksport ofert na Amazon, albo umów rozmowę, żeby sprawdzić, czy BaseLinker opłaca się w Twoim przypadku.